Recruiting-Prozess in Frankreich: Dauer und Optimierung

Wussten Sie, dass es in Frankreich im Durchschnitt etwa einen Monat dauert, bis eine Stelle besetzt ist? Das ist mehr als in Spanien, aber nur halb so lang wie in Deutschland. Diese Dauer hängt zwar von der jeweiligen Branche ab, aber in jedem Fall ist es genug Zeit, um die besten Talente an Konkurrenten zu verlieren. Es ist also wichtig, die Zeit bis zur Einstellung so kurz wie möglich zu halten, wenn Sie als Erster die besten Profile erreichen wollen.

Bewerber neigen dazu, das Interesse an einem Stellenangebot zu verlieren, wenn der Einstellungsprozess zu lange dauert. Wenn dies geschieht, müssen Sie wahrscheinlich weiterhin Ressourcen aufwenden, um die freie Stelle zu besetzen. Ihr Team könnte in diesem Fall unter erhöhtem Druck stehen, da es eine zusätzliche Arbeitslast zu bewältigen hat.

Auch wenn die Berechnung der Auswirkungen der Dauer der Recruiting Phase auf Ihre Gewinne komplex sein kann, bietet die Optimierung des Einstellungsprozesses klare Vorteile. Beispielsweise wird die Bewerbererfahrung verbessert, was sich auch in höheren Annahmequoten widerspiegeln kann.

Ein Einstellungsprozess ist ein in mehrere Schritte unterteilter Weg, um neue Mitarbeiter zu finden, einzustellen und zu beschäftigen. Ein guter Einstellungsprozess hilft Ihnen dabei, gute Mitarbeiter, die zu Ihrer Unternehmenskultur passen, anzuziehen und unter Vertrag zu nehmen.

Die Anwerbung neuer Talente ist unweigerlich Teil des Lebens eines Unternehmens. Dabei handelt es sich um eine Aufgabe, die weitaus komplizierter ist, als nur Lebensläufe zu lesen und Vorstellungsgespräche zu führen.

Fehler bei der Personalbeschaffung, wie z. B. eine schlecht geschriebene Stellenbeschreibung, eine negative E-Reputation oder mangelnde Kommunikation, können einen Kandidaten davon abhalten, sich bei Ihnen zu bewerben. Sie laufen dann Gefahr, nur noch zweit- und drittklassige Bewerber zu erhalten.

Die Details des Einstellungsverfahrens sind für jedes Unternehmen anders, aber es gibt einige allgemeine Schritte, die jede Firma befolgen kann, um qualifizierte Bewerber anzuziehen und einzustellen:

• Sich dafür entscheiden, eine Stelle zu besetzen
• Eine Stellenbeschreibung verfassen und veröffentlichen
• Vorauswahl der Bewerber treffen
• Führen von Vorstellungsgesprächen
• Eine endgültige Entscheidung treffen
• Ein Angebot machen
• Annahme (oder Ablehnung) durch den Bewerber
• Einstellung und Integration des neuen Mitarbeiters

Personalverantwortliche stehen unter zunehmendem Druck, die Kosten und die Zeit für die Personalbeschaffung zu reduzieren und schnell die besten Profile einzustellen.

Angesichts der unsicheren Wirtschaftslage sind viele Bewerber jedoch nervös, wenn es darum geht, den Arbeitsplatz zu wechseln.
An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass es einen Unterschied zwischen der Rekrutierungszeit und der Einstellungszeit gibt, da diese beiden Messungen sich nicht auf dieselben Daten beziehen.

Die Recruiting-Zeit wird an der Anzahl der Tage gemessen, die zwischen der Veröffentlichung eines Stellenangebots und der Annahme des Angebots vergehen.

Während die Einstellungszeit von dem Zeitpunkt an gemessen wird, an dem der Bewerber den Austausch mit der Firma beginnt, bis zum Onboarding.

Eine Stellenanzeige kann mehrere Wochen lang veröffentlicht werden, bevor sich ein Bewerber darauf bewirbt.

Die Zeit bis zur Einstellung bleibt einer der wichtigsten Leistungsindikatoren für HR-Teams. Es ist nicht einfach, diese Zeit genau zu messen und sie mit der Qualität Ihrer Bewerber zu vergleichen, aber sobald Sie die Daten haben, können Sie feststellen, was verbessert werden muss.

Die Dauer der Einstellung variiert je nach Branche und dem Ansatz, den Sie bei der Einstellung verfolgen. Hier sind einige Faktoren, die Sie bei der Festlegung Ihres Zeitrahmens berücksichtigen sollten:

• Größe der Organisation
• Wettbewerbsposition auf dem Markt
• Anzahl der zu besetzenden Stellen
• Niveau der Stelle
• Partei, die am Einstellungsprozess beteiligt ist

Hier sind die 10 effektivsten Methoden, mit denen Sie die durchschnittliche Einstellungszeit verkürzen und Ihren Einstellungsprozess verbessern können:

• Entwickeln Sie einen methodischen Einstellungsprozess.

• Verwenden Sie die richtige Software für die Personalbeschaffung (Application Tracking System - ATS).

• Verbessern Sie Ihre Arbeitgebermarkenstrategie.

• Optimieren Sie Ihre Karriereseite und bieten Sie eine bessere Bewerbererfahrung.

• Bauen Sie bereits im Vorfeld einen Talentpool auf.

• Setzen Sie auf Ihre Mitarbeiter im Job
  Verfeinern Sie Ihre Stellenangebote (nehmen Sie nur das Wichtigste in die Stellenbeschreibungen auf).

• Optimieren Sie Ihren Interviewprozess und automatisieren Sie die Planung.

• Setzen Sie Prioritäten bei der Kommunikation mit den Bewerbern.

• Analysieren Sie regelmäßig Ihre Zeit für die Personalbeschaffung, um Ihre Fortschritte zu verfolgen.

Methode 1: Entwickeln Sie einen methodischen Rekrutierungsprozess

Ohne einen strukturierten Einstellungsprozess müssen Sie jedes Mal, wenn eine neue Stelle zu besetzen ist, wieder bei Null anfangen.

Um immer vorbereitet zu sein, sollten Sie Ihren gesamten Rekrutierungsprozess dokumentieren. Um noch präziser zu arbeiten, betrachten Sie beide Sichtweisen: die Maßnahmen Ihres HR-Teams und die Erfahrungen des Bewerbers. So können Sie Bereiche identifizieren, die automatisiert und verbessert werden können.

Methode 2: Verwenden Sie die richtige Software für die Personalbeschaffung (Application Tracking System - ATS)

Software für das Bewerbermanagement ist zu einem wichtigen Instrument geworden, um Ihren Einstellungsprozess zu strukturieren und die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen. Ein ATS ermöglicht es Personalvermittlern, Bewerber während des gesamten Einstellungsprozesses zu verfolgen.

Von der Veröffentlichung Ihrer Stellenanzeige auf mehreren Jobbörsen bis hin zur Echtzeit Benachrichtigung, wenn sich Personen bewerben, kann eine gute Software Ihnen helfen, Ihre Effizienz zu steigern und somit die Zeit für die Einstellung zu verkürzen.

Methode 3: Verbessern Sie Ihre Employer-Branding-Strategie

Employer Branding ist ein Thema, über das jeder spricht, von dem aber niemand wirklich zu wissen scheint, was es bedeutet. Dabei ist im Zeitalter des Internets das allererste, was Bewerber bei einer Stellenbewerbung tun, die Webseite des Unternehmens und dessen soziale Netzwerke zu besuchen, um sich über die Unternehmenskultur und das Arbeitsumfeld zu informieren.

Ihre Arbeitgebermarke sollte die Identität des Unternehmens sein, die Sie in allen Medien kommunizieren, um Talente anzuziehen. Es ist Ihr Schaufenster für Bewerber, also stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Unternehmen richtig repräsentieren und es aus der Masse herausstechen lassen. Dazu gehört weit mehr als Ihre Karriereseite und Ihre sozialen Netzwerke (auch wenn beide eine entscheidende Rolle spielen).

Methode 4: Optimieren Sie Ihre Karriereseite und bieten Sie eine bessere Bewerbererfahrung

Wenn Ihr Stellenbereich für Bewerber nicht attraktiv ist, besteht die Gefahr, dass Kandidaten aufgeben, bevor sie die Bewerbung fertiggestellt haben.

Beide Situationen wirken sich negativ auf Ihre Einstellungszeit aus. Sie können damit beginnen, alle Informationen, nach denen Ihre Bewerber auf Ihrer Karriereseite suchen, vorwegzunehmen und ihnen diese zur Verfügung zu stellen.

Hier sind 7 grundlegende (mehr oder weniger technische) Tipps zur Verbesserung Ihrer Karriereseite:

• Zeigen Sie eine starke Arbeitgebermarke, aber seien Sie ehrlich über Ihre Unternehmenskultur

• Listen Sie die wichtigsten Vorteile und Leistungen auf

• Fügen Sie Kommentare von Mitarbeitern hinzu

• Fügen Sie eine FAQ hinzu

• Halten Sie Ihre Stellenangebote auf dem neuesten Stand

• Achten Sie darauf, dass Ihr Inhalt SEO-optimiert ist

• Achten Sie darauf, dass die Seite für die Nutzung auf Mobilgeräten geeignet ist

Methode 5: Bauen Sie frühzeitig einen Talentpool auf

Passive Kandidaten sind entscheidend, um Ihre Rekrutierungszeit zu verbessern. Tatsächlich ist ein Talentpool eine der effektivsten Möglichkeiten, diese Zeit zu verkürzen, da Sie diese Personen einfach nur kontaktieren müssen, um ihnen von einer offenen Stelle zu berichten. Bewerten Sie diese Talente, indem Sie:

• Stellen identifizieren, die einen Pool erfordern (schwer zu besetzende Stellen oder offene Stellen mit hoher Fluktuation)

• Bestimmen Sie die Anforderungen für diese Stellen (Fähigkeiten, Kultur usw.)

• Ermittlung von Orten, an denen Sie Ihre idealen Kandidaten finden könnten (Branchenveranstaltungen usw.)

• Mit den zuvor ausgewählten Bewerbern in Kontakt bleiben usw.

Selbst wenn die Kandidaten nicht für frühere oder aktuelle Stellen ausgewählt wurden, können Personalverantwortliche die Kandidatenprofile trotzdem behalten und sich notieren, welche Rollen für sie geeignet wären. So können Ihre Personalabteilungen leicht mit den richtigen Personen in Kontakt treten, wenn sie ihren Einstellungsprozess intensivieren, und die Kriterien eventuell dementsprechend anpassen müssen.

Methode 6: Setzen Sie auf Ihre bestehenden Mitarbeiter

Sie können sich auch an Ihre bestehenden Mitarbeiter wenden und sie bitten, mit Bekannten über Ihre freien Stellen zu sprechen.

Bemühen Sie sich um interne Rekrutierung und erstellen Sie ein Empfehlungsprogramm mit passenden Motivationsmaßnahmen (Boni, Gutscheine usw.).

Methode 7: Verfeinern Sie Ihre Stellenanzeigen

Das Verfassen einer Stellenanzeige ist der erste Schritt in der Recruitment Phase.

Eine schlecht geschriebene Stellenanzeige kann jedoch der Grund dafür sein, dass Sie an guten Bewerber von Anfang an vorbei steuern. Es fällt z. B. auf, dass sich Frauen seltener auf Stellen bewerben, bei denen sie nicht 100 % der Kriterien erfüllen, während Männer sich auf Stellen bewerben, bei denen sie (nur) 60 % der Kriterien erfüllen. Weitere Auslöser für das Desinteresse der Bewerber sind:

• Zu lange Stellenbeschreibungen

• Formulierungen, die Diversität nicht berücksichtigen

• Die Betonung von nebensächlichen Aufgaben

• Die Verwendung eines unternehmensspezifischen Jargons

Methode 8: Rationalisieren Sie Ihren Bewerbungsprozess und automatisieren Sie die Planung

Vereinfachen Sie die Schritte Ihres ersten Einstellungsverfahrens, um die Bewertung der Bewerbungen zu beschleunigen. Sie und Ihr Team können in den frühen Phasen Ihres Einstellungsprozesses einige technische Möglichkeiten nutzen, die sich leicht umsetzen lassen, um die Einstellung zu beschleunigen:

• Stellen Sie sicher, dass die bei Ihnen eingehenden Bewerbungen mit Ihrer Software synchronisiert werden und Ihr Team darüber informiert wird

• Verwenden Sie Tests, um Bewerbungen auszusortieren, die nicht geeignet sind oder die Mindestanforderungen nicht erfüllen

• Halten Sie sich bei Ihrem ersten telefonischen Kontakt mit Bewerbern an die bewährte Interviewpraxis. Dies hilft Ihnen, jede Person konsistent, methodisch und ohne Voreingenommenheit zu bewerten.

• Automatisieren Sie einen Teil des Prozesses. Dadurch werden viele manuelle Aufgaben wegfallen und ein großer Teil Ihrer täglichen Arbeit wird vereinfacht.

Da immer mehr Unternehmen zwei oder drei Gesprächsrunden durchführen, bietet der Zeitrahmen für die Planung von Gesprächen in der Regel viel Raum für Verbesserungen. Unabhängig davon, ob das Gespräch per Video oder persönlich stattfindet, sollten Sie es so gut wie möglich organisieren und nicht überstürzt durchführen. Wenn Sie den Interviewprozess optimieren, haben Sie auch Zeit, auf sogenannte Red Flags zu achten.

Der Prozess des Vorstellungsgesprächs neigt nämlich dazu, sich auf die fachlichen Kompetenzen zu konzentrieren, während Soft Skills wie Teamfähigkeit oder Coaching, emotionale Intelligenz und Motivation oft vernachlässigt werden.

Methode 9: Setzen Sie Prioritäten bei der Kommunikation mit den Bewerbern

Der Mangel an Klarheit und Konsistenz in der Kommunikation während des Einstellungsprozesses ist eine der am häufigsten wiederkehrenden Beschwerden von Bewerbern. Daher ist es nicht nur eine veraltete Strategie, nur dann zu antworten, wenn ein Kandidat für die nächste Stufe Ihres Einstellungsprozesses ausgewählt wurde, sondern könnte Sie auch Bewerbungen kosten, indem Sie eine schlechte Kandidaten Erfahrung schaffen. Diese kann zu negativen Bewertungen führen, was Ihrem Ruf im Netz schaden würde.

Mit den neuen Technologien für die Automatisierung der Prozesse sind hohe Bewerberzahlen und Zeitmangel keine zulässigen Ausreden mehr, um eine schlechte Bewerbererfahrung zu rechtfertigen. Bleiben Sie daher während des gesamten Prozesses mit den Bewerbern in Kontakt, und sei es nur, um ihnen einen Tipp zu geben oder sich nach ihnen zu erkundigen. Die besten Profile sind wahrscheinlich mit mehreren Unternehmen in Kontakt oder im Visier Ihrer Konkurrenten.

Sie wollen nicht, dass sie Ihnen weggeschnappt werden, weil Sie sie übersehen haben. Wenn Sie den passenden Kandidaten gefunden haben, sollten Sie die Einstellungszusage nicht aufschieben.

Methode 10: Analysieren Sie Ihre Einstellungszeit regelmäßig, um Ihre Fortschritte zu verfolgen

Die Optimierung Ihrer Einstellungszeiten ist (leider) nie selbstverständlich. Sie müssen Ihre Daten regelmäßig neu bewerten. Sobald Sie diese gesammelt haben, wählen Sie die alarmierendsten Punkte aus und suchen Sie nach Möglichkeiten, diese zu verbessern.

Außerdem können Sie durch die Beobachtung von Einstellungstrends Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt erkennen und Ihre Einstellungsstrategien entsprechend anpassen, was Ihnen ebenfalls dabei helfen könnte, die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen.

Die Einstellungszeit ist einer der wichtigsten Indikatoren, die es für Unternehmen zu beobachten gilt, denn mit jedem Tag, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt, sinken Produktivität und Umsatz.